Om de start met Autofox zo soepel mogelijk te beginnen is het van belang om de rijschool goed in te stellen. Het instellen van de rijschool begint met de algemene rijschoolinstellingen.

Op veel plekken in de software worden standaard gegevens van de rijschool gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de financiële gegevens op facturen getoond.
Deze standaard gegevens kun je invullen in de kopjes “Algemeen”, “Adres” en “Bedrijf”.

Afhaaladressen en theorielocaties

Bij het plannen van afspraken of theorielocaties, kun je als rijschool het adres van de leerling kiezen of een algemeen adres. Deze adressen stel je in bij de kopjes “Afhaaladressen” en “Theorielocaties”.

Onder afhaaladressen vallen de startlocaties van praktijklessen, cursussen en examens. Dit kan het oefenterrein van de rijschool zijn, een algemene locatie zoals een treinstation of een locatie van een klant.

Onder de theorielocaties vallen de locaties waar de theoriecursussen plaatsvinden. Een lokaal van de rijschool of een locatie bij de klant zijn hier voorbeelden van.

CBR

In het plannen en onderhouden van het CBR gaat veel tijd zitten. Om de lasten van de rijschool te verlichten, maakt Autofox gebruik van een automatische CBR koppeling. Deze koppeling synchroniseert één keer per uur met het CBR om de zojuist geplande examens op te halen en automatisch in te plannen of te koppelen aan bestaande afspraken.

De automatische koppeling maakt gebruik van een CBR account. Vul in het kopje “CBR” jouw rijschoolcode, gebruikersnaam en wachtwoord aan om te koppelen met het CBR.
Je kunt in TOP ook een speciale account aanmaken voor Autofox.

Nadat je je gegevens hebt ingevuld en de wijzigingen hebt opgeslagen, kun je de pagina verversen om te kijken of de verbinding tot stand is gekomen.

Online betalen (iDeal)

Het is van belang om het betaalproces van de klant zo simpel mogelijk te maken. Daarvoor heeft Autofox een koppeling met Mollie.

Mollie payments is een collecterende betaalprovider, dit houdt in dat het bedrijf de online betalingen van jouw klanten int en aan jouw bedrijf uitkeert.

Wanneer Autofox is gekoppeld met Mollie kunnen leerlingen facturen in de Rijles App en het leerling portaal betalen. Ook kun je eenvoudig een betaallink meesturen bij het versturen van de facturen.

Communicatie

Veel communicatie verloopt per mail. In de rijschoolinstellingen kun je aangeven door wie de mail is verstuurd en kun je alternatieve afzenders instellen voor het versturen van de planning, facturatie en herinneringen.

In het kopje “Versturen communicatie” kun je aangeven of de mails vanuit Autofox moeten worden verstuurd vanuit het algemene rijschooladres of uit naam van de medewerker die de mail verstuurd.

In het kopje “Communicatie” kun je alternatieve afzenders instellen. Zo worden algemene mailtjes bijvoorbeeld verstuurd vanuit info@autofox.nl, facturen vanuit facturatie@autofox.nl en cursusuitnodigingen vanuit planning@autofox.nl.

Kilometerregistratie

Autofox biedt de mogelijkheid om de kilometerregistratie bij te houden. De kilometerregistratie wordt per les of per dag bijgehouden. Geef in het kopje “Kilometerregistratie” eenvoudig aan of de kilometers per dag of per les worden geregistreerd.

Bedrijfslogo

Het logo van de rijschool wordt op verschillende plaatsen, zoals de facturen en het inlogscherm getoond. Stel in het kopje “Bedrijfslogo” het logo van de rijschool in.

Emailinstellingen

Autofox verstuurd de e-mails met behulp van een derde partij. Ook is er de keuze om de e-mails vanuit jouw eigen mailserver te versturen. Vink in het kopje “Emailinstellingen” de optie “Mail versturen via eigen mailserver” en vul vervolgens de benodigde info in.

Toegang bedrijvenportaal

Om je zakelijke klanten optimaal te kunnen bedienen, biedt Autofox de mogelijkheid om zakelijke klanten in te loggen in het bedrijvenportaal.

Het bedrijvenportaal is een omgeving waar zakelijke klanten o.a. medewerker informatie, facturen en nascholing kunnen inzien. In het kopje “Toegang bedrijvenportaal” kun je precies aangeven welke onderdelen van het bedrijvenportaal allemaal getoond worden. Deze toegang kun je ook per bedrijf instellen.

Planning instellingen

Veel rijscholen maken gebruik van lesnotities. Deze lesnotities zijn voor intern gebruik of voor de leerling. Stel in het kopje “Planning instellingen” eenvoudig in of lesnotities standaard voor intern of extern gebruik zijn. Deze instelling kan ook op lesniveau worden gewijzigd.

Financieel

Wanneer een rijschool meerdere BV’s heeft, waarvan één van de BV’s uitsluitend BTW vrij factureert, kun je dit instellen in het kopje “Financieel”. Voor deze BV worden tijdens de facturatie artikelen omgezet naar BTW vrije artikelen.